PJ活動お役立ちコラム
第67回　2022年3月8日
やることに追われて…

年度末になり、みなさまお忙しい日々をお過ごしと思います。
年度内にやらなければいけないこと、来年度の計画や着手しなければいけないこと、そして会社の仕事のみならずプライベートも変化の多い年度変わりなのでやることに追われてしまいますね。

以前のコラム「第55回　今こそペンと紙でプロセス見直しを」で帳票の見直しについてご紹介しましたが、この時も対応メンバーが短期間での改善にかなりテンパっており、「予定は立てても必ず遅れます」と取り掛かる前からなにやら敗北宣言をするような状態でした。

何はともあれ見える化

小さな活動内でのことですら「〇〇しなくては」が重なると気ばかり焦る状態になります。
この時はやることを全部洗い出し整理して、決めたタスクに優先順位をつけスケジュールを作ろうと落ち着かせ、結果多少のリカバリが必要なタスクもありましたが、ほぼ予定通りに進捗し、無事リリースできました。

大小にかかわらず、また会社やプライベート含めてやることに追い立てられるような時、みなさんはどのように対処していますか。私は上記のように紙やテキストにやることをとにかく書いて整理することが多いです。見える化をしてから落ち着いて対策を練るイメージでしょうか。
以前私のチームにいたメンバーも似たようなことを定期的にやっていました。

自分がやれていること、やりたいと思っていること、やらなくてはいけないことをとにかく思いつくまま紙に書いていくのだそうです。仕事のことプライベートのことにこだわらず、頭の中にあることを紙に向かって一心不乱に。自分の棚卸とでもいえる作業で、そこから優先順位をつけたり、タスク化したり、やりたいと思っていることのための勉強や受けたい研修や教育などを見つけていっていると話してくれました。
自分では意識していないことを実は気にしているのだと認識したり、どうしても優先度を上げたいと思っていることを発見したりすることもあるようです。

棚卸後の整理

見える化して満足ではいけませんね。もしくは、書き出したものがあまりに多くて途方に暮れるかもしれません。けれども焦る心の中のものが出てきたので、特に期日が決まっていてやらなくてはいけないことを整理します。
申込日や締め切りが決まっているものなどです。そのための準備もいつからしないと間に合わないのかという「着手管理」もお忘れなく。
その後は、洗い出したものを見てみましょう。もしかしたら、今はやらなくていいもの、他の人にまかせてしまえばいいものなどあるかもしれません。あるタスクのためにやらなくてはいけない別のことを思いつくかもしれませんね。
残ったタスクは、ゴール(時期)を意識してスケジュールに落としましょう。

発想の転換

少々話が逸れますが、先日、親とのやりとりで無理にあれもこれもやらせるのではなく、気が付いたらこれもあれもカバーできる状態になっているというオペレーションを考えればいいんだということがありました。
詳細は父の名誉のために省きますが、だんだん1つ1つが完璧にできなくなっている年齢的な状況も考え、「前ならこんなこと簡単にできたのに」とか「前ならこんなことなかったのに」と嘆く母に、いつも持っている持ち物に機能を追加してリスクを軽減する方法を提案しました。(言い方が大げさですね)
機能を1つ1つで考えるのではなく、合体させればいいのか！という気づきは私の中ではちょっとした発見で、「こうあるべき」と決めつけるのではなく視点を変えれば、シンプルな運用にもできることもあるということを実感しました。そんな視点でタスクを見直してみると、気づきがあるかもしれません。

今回このコラムを書いた発端が、何を隠そう私がやらなくてはいけないことに気が焦っているからなのです。
仕事のことはもちろん、子どもに関連するあれやこれや、親の介護…。
まずは紙に向かいます。