PJ活動お役立ちコラム
第179回　2024年6月25日
業務停滞の解消法　～トラブルの捌き方～

日常の業務でも、手順が決まっているにも関わらず様々なトラブルが発生することがあります。そうした状況でも、業務をスムーズに進めるためには、トラブルに立ち止まらず解決していく必要があります。今回は筆者の経験をもとに、トラブル発生時の対応方法についてご紹介します。
筆者は、開発プロジェクトのSSC（シェアードサービスセンター）業務支援を行っているグループに所属しています。業務の集約と効率化を目指すSSC業務では、統一ルールから外れた依頼があった際、確認先が分からない・認識違いによる対応誤りの発生といったトラブルを引き起こすことがあります。そのため、トラブルの予測・リスク回避の対策として、事前に業務のテスト運用を行い、分かりにくいフローになっていないかを検証しました。特に曖昧なルールは、判断基準を整理し、依頼元との合意形成をしておくことも重要です。担当者間の認識のズレを事前になくすことが、トラブルの防止に繋がります。

しかし、どんなに対策を講じても、トラブルによる業務停滞の発生を避けられない場合もあります。そのような場合は、以下の手順に従ってトラブルを解消します。

トラブル解消法とは？

終わりに

上記手順はロジカルシンキングの手法に基づいた問題解決の方法です。ポイントは、問題の所在を特定し、原因と対策案を検討することです。対応プランから考えずに問題の本質を把握することで、問題解決の精度を高めることができます。
業務停滞は、プロジェクトや組織にとって大きな損失となりますが、適切な予防策や解消方法を講じることで、業務のスムーズな進行と品質の維持を実現できます。定期的なルールやプロセスの見直し、トラブルの共有と学習を通じて、業務停滞のリスクを最小限に抑えましょう。