Displaying present location in the site.

ファシリテーションとは？（会議を上手に進めるポイント）

PJ活動お役立ちコラム
第117回　2023年2月21日
ファシリテーションとは？（会議を上手に進めるポイント）

プロジェクトを進めるうえで、様々な会議体があると思います。それらの会議体でファシリテーションを任されたことが、皆さんにもあると思います。「人前で喋るなんて苦手だし、どう進めたらいいかわからない」と緊張してしまい、上手くいかなかった経験をお持ちの方もいらっしゃると思います。
そこで今回は、筆者がPMOとしてファシリテーションを実施する際に、気を付けていたことをお話ししたいと思います。

ファシリテーションとは？

ファシリテーション（facilitation）とは、英語で「容易にすること」「便利化」などの意味があります。
会議の進行役として「ファシリテーター」が存在しますが、ファシリテーションとは、「会議が円滑に進むよう、そしてチームの成果を最大化できるよう、ファシリテーターが会議やミーティングを進めるための技法」です。

ファシリテーターとして上手く会議を進めるためには？
ファシリテーターは単なる「進行役」というわけではありません。場の雰囲気を作り、適切な質問を投げかけ、意見を引き出す役目があります。実際に筆者がファシリテーターとして会議を任された際に意識した、会議を上手く進めるためのポイントをご紹介します。

  1. 座席レイアウトや席割の検討
    参加者の本音を引き出すためには、お互いに話しやすい環境づくりが欠かせません。そこで、事前に、参加者が議論しやすい座席レイアウトや席割を検討しておきます。レイアウトや席割は、会議体の目的（意思決定か、ブレーンストーミングかなど）に合わせて工夫するとよいでしょう。
  2. アジェンダによる目的・ゴールの共有
    会議の「目的・ゴール」を定めることは重要です。「目的・ゴール」を明記したアジェンダを事前に作成・共有しておき、会議が始まったらすぐに「目的・ゴール」を参加者に伝えます。こうすることで議論が脱線しにくくなり、ゴールに向けた有意義な話し合いが進められます。
  3. 参加メンバーが発言しやすい環境（雰囲気）をつくる
    会議では、より多くの意見・考えを引き出すことが大切です。議論を活性化させ、参加者が本音で発言することでアイデアが広がったり、議論が広がったり、結論を導きやすくなります。
    場の雰囲気や参加者をよく観察し、意見がありそうな人や遠慮している人から意見を引き出すなど、会議を上手く誘導するようにします。
  4. 中立の立場を意識する
    会議の主役は「参加者」のため、参加者が中心となって話し合う必要があります。そのためファシリテーターは、誰かの意見に肩入れせず中立の立場を保ち、俯瞰して冷静に全体を見ることが重要です。
  5. 時間を管理（意識）する（タイムキーパーをアサインする）
    アジェンダに会議の時間配分を記載して共有すると、参加者も時間を意識するようになります。また会議の進行をスムーズにするためにも、タスクが多いファシリテーターとは別に、参加者に時間を伝える専属の役割としてタイムキーパーをアサインしておくことをお勧めします。
  6. 決定事項・合意事項を整理する
    会議の最終段階では、参加者から出た様々な意見を整理し、決定事項を合意できるように進行します。最初に確認した「目的・ゴール」に対してどうだったのか、問題や課題が出た場合はアクションアイテムとして取り纏め、参加者がスッキリした状態で会議が終わるよう配慮します。また会議後は速やかに議事録を作成し、参加者と共有します。

さいごに

ファシリテーションは「会議を上手に進行するための技法」であり、重要なビジネススキルの一つだと筆者は考えます。意見の違う人同士が話し合いをするため、「理解力」、「情報整理力」、「質問力」など様々なスキルが必要ですが、成長の一番の近道は経験を積むことだと思います。筆者の経験を踏まえ、機会があれば積極的に「ファシリテーション」にチャレンジしてみてください。
今回の内容が、皆さんの活動のご参考になりましたら幸いです。