PJ活動お役立ちコラム
第111回　2023年1月10日
先延ばし癖を改善するためには

PJの立ち上げや納期に追われる時期に、業務がおろそかになってしまう経験、皆さんはありませんか。業務を任されたものの、仕事に追われて先延ばしにしてしまったり、何から手を付けてよいのかわからず理由もなしに先延ばしにしてしまったり、先延ばしの原因は多種多様にあるかと思います。
この癖が常習化してしまうと、「時間にルーズでだらしない」「仕事が遅い印象を与えてしまう」等、周りから自身の評価を下げてしまうことになります。
今回は経験の浅かった筆者の過去の学びとして、先延ばしにしてしまう原因と改善方法をご紹介します。

先延ばしにしてしまう原因は必ずしも「面倒くさい」という訳ではない

一般的に、先延ばしの原因として「面倒くさくてやりたくないから、とりあえず放っておく」という印象を持たれることが多いかと思います。しかし実際はそれが全てではなく、「楽観的」であることもまた、物事を先延ばしにする原因となります。
理由としては、以下のようなことが上げられます。

これにより、業務に対して今後顕在化する可能性があるリスクの洗い出しが遅れ、後々余裕がなくなるなどといった様々な影響が表れます。
これからご紹介する筆者の経験も楽観的である傾向がありました。

過去に筆者は、とあるプロジェクトの作業管理を担当しましたが、それ以前の類似PJの情報を事前に収集しており、バックボーンがある程度存在していたため、それをベースにスケジュールを立てました。
類似PJの実績を元に判断したこのスケジュールは時間的に余裕があったため、そのPJと同様に進めれば大丈夫だろうとの思いが走り、細かいスケジュール調整は先延ばしにしていました。
そして時間が経過し、細かい調整が必要になってきたためその調整を始めたところ、過去PJで対応した時と状況や現場の事情が異なっていることから様々な課題が顕在化しました。
至急スケジュールのテコ入れを行ったため、最終的にはPJの遅延には至らなかったものの、楽観的であることの影響が筆者に返ってきたのです。

先延ばし癖を改善した方法

その後、先述のような先延ばしを起こさない方法を検討し実践しましたので紹介します。

提出日とは別に個別で期限日を設定する

提出日に2,3週間ほどゆとりがあると、提出日間近までその作業に時間を掛けてしまうため、経過途中で期日を設定しました。また、事前にチームのメンバーとレビューを設ける日程を設定しておくことで、より確実に着手が早くなりました。

業務を細分化してゴールを明確化する

作業内容や各ゴールが不明瞭だと、どこから手を付けて良いかわからず、先延ばしにしてしまいがちです。このため、ゴールが明確になるように業務を細分化することで作業に着手しやすくなりました。
PJマネージャーと交渉して週に一度定例会を設けることで、顕在化したリスクもAIとして柔軟に対応しやすくなりました。

さいごに

今回は、過去に筆者がとあるプロジェクトを担当した際に陥った、先延ばし癖の原因と改善するために行った方法をご紹介しました。
今回の内容が皆さんの活動に少しでもお役に立ちましたら幸いです。