PJ活動お役立ちコラム
第2回　2020年12月08日
その会議必要ですか？

こんな会議に困っていませんか

何が決まったのか分からない
いつも予定通りに終わらない
参加しているだけで発言をしない人がいる
そんな会議をしていませんか？

生産性のない会議をしているかもと思ったら、当たり前のことがきちんとできているか今一度確認してみましょう。

会議前：	会議の目的（種類）やゴールを設定しているか。参加者にアジェンダを事前に送付しているか。
開始時：	終了時のゴールを共有しているか。必要に応じてグラウンドルール（決め事）を決めているか。
会議中：	主催者（ファシリテーター）は、参加者全員が発言するように進行しているか。
終了時：	誰が、いつまでに、何をすべきか明確にしているか。議事録やメモ、会議資料などを展開したか。

会議の種類には、意思決定、ブレーンストーミング（アイデア出し）、情報伝達（共有）などありますが、どんな会議であっても開催前に、この会議は何のために何をゴールに開催するのかを宣言しておくことで、参加者も何を準備すればよいのか分かり、会議の質が上がります。

また、グラウンドルールは会議参加者が守る決め事のことで、例えば「必ず発言する」「他人の意見を否定しない」「時間を意識する」といったことを決めておきます。ルールを定めておくことで参加者も安心して発言ができ、生産性の高い会議運営ができます。

会議の目的を考えると会議が減らせる？

会議の目的やゴールを考えていくと、これはメールで済むのではないか。会議を頻繁に行っているが、検討に必要な時間を考えると回数を減らして質の高いアウトプットを求めるように見直したほうがいいのではないか。そんなことが見えてきます。

週に1回の会議。時間設定があることで活動を加速させる作用もありますが、会議をすることが目的になってしまっては本末転倒です。何を目的に、何を決めて（集めて）、次に取るべきアクションが何かが決まる…終了時にすっきりした気持ちになれる会議にしましょう。

プロジェクト推進においては、実務者レベルの会議だけではなく、事業責任者や顧客も交えたハイレベルな会議も多いことでしょう。必要だと設定した会議であったとしても、会議の目的・内容・アウトプットを明確にして、会議体間の連携を見直すと、意思決定を早め、リスクを軽減する議論ができる必要な会議を導きだせるはずです。

会議の主催は気が重い？！

ところで、みなさんは普段あまり接点のないメンバーと改善活動などのために、リーダーとして会議を開催することが多いのではないでしょうか。事前準備も万端、ルールも進め方もしっかり考えられている。けれど、いざ会議を始めてみると参加者が口を閉ざしたまま、重苦しい時間が流れる...というような経験はありませんか。

特に昨今の社会事情でオンライン会議も増えてきていると思います。発話時以外はミュートにするのがルールとは言え、黙っていていいということではないですよね。けれど、話すタイミングを逸して声を出しそびれてしまっている人がいる場合には救ってあげたい。そんなときは、会議の本題に入る前に声を出しやすくする「場作り」をおすすめします。

それは、会議開始後にアイスブレークの時間を作ることです。
例えば、「最近身の回りで起こったうれしかったこと」「最近食べておいしかったもの」「テレワーク時の困ったことあるある」など、会議とは直接関係ないことでも、全員が一言ずつお題に添った回答を話すだけで、会議に臨む温度も変わります。特に、チームで行う会議などの前には効果抜群ですので、ぜひお試しください。
ただし、ついつい話を広げたくなりますが、そこはぐっとこらえて本題に入ってください。

みなさんが参加している会議に疑問を感じたら、冒頭の当たり前をチェックしてみてください。
その会議を目的が達成できる会議に変えられるかもしれません。不要な会議は減らせるかもしれません。ただ時間ばかりが過ぎていく会議をなくして、全員参加の意味のある会議にしていきましょう。